Архивы Казахстана хранят документальное наследие за четыре столетия – Мустафина
Создана законодательная база, разработаны и успешно завершены отраслевые программы развития, повсеместно внедряются информационные технологии, улучшается материально-техническое оснащение архивов. В беседе с корреспондентом МИА «Казинформ» директор департамента архивного дела и документации Министерства культуры и спорта РК Алия Мустафина рассказывает о планируемых мерах по сохранению стабильности в архивной службе и ее дальнейшему развитию в условиях реформирования системы государственного управления.
- Алия Хусаиновна, расскажите, что представляет собой архивная служба Казахстана, в целом?
- Как показывает практика, архивные учреждения республики успешно решают задачи сохранения документального наследия народа ретроспективных документов по истории государства за последние четыре столетия. Единую сеть государственных архивов республики представляют 7 республиканских и 207 региональных государственных архивных учреждений. Более 15 000 архивов организаций, и большинство из них частных, обеспечивают временное хранение документов. Особый статус в соответствии с Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» обладают 7 специальных государственных архивов - Министерства внутренних дел, Министерства оборона, Комитета национальной безопасности, Комитета государственных доходов Министерства финансов и другие, - а также Архив Президента Республики Казахстан. Объем Национального архивного фонда и документов по личному составу за последние 25 лет увеличился с 7,08 млн. до 23,3 млн. единиц хранения. В среднем, ежегодно государственными архивами принимается на хранение более 400 тысяч дел и документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда и по личному составу.
В государственных архивах хранятся 66 720 архивных фондов в том, числе: 45 792 фонда управленческой документации; 2 834 фондов документов личного происхождения; 191 фондов научно-технической документации; 91 фондов аудиовизуальной документации; 1 машиночитаемая документация; 2 микроформы на правах подлинников; 19 809 фондов по личному составу.
С каждым годом увеличивается количество запросов от физических и юридических лиц социально-правового характера. Так, например, в 2012 году работниками государственных архивов республики выполнено 319 788 запросов, в 2013 году - 328 944,в2014 году - 344 528, в прошлом году эта цифра составила 354 737 запросов. Всего в 2015 году исполнено 33 624 тематических и 720 генеалогических запросов. Растет интерес общественности к документальной информации. Только в прошлом году читальные залы государственных архивов посетили более 1 млн. исследователей. Архивисты активно участвуют в издательских проектах, проводят интересные выставки на основе документальных материалов, лекции, беседы и экскурсии, а также осуществляют публикации и сообщения в СМИ.
- Какие задачи стоят перед архивной службой на современном этапе развития нашей страны?
- В мае прошлого года Глава государства Нурсултан Назарбаев обозначил 100 конкретных шагов по реализации пяти институциональных реформ для вхождения Казахстана в 30 развитых стран мира, одна из которых направлена на «Формирование подотчетного государства». В частности, в 94-м шаге обозначена задача по внедрению «Открытого правительства», основной целью которого является создание прозрачного подотчетного государства, расширение прав и возможностей граждан в управлении государством, усиление борьбы с коррупцией, а также использование новых технологий для повышения эффективности государственного управления. В реализацию данной задачи 16 ноября 2015 года был принят Закон «О доступе к информации». В данном Законе закреплены нормы по размещению общедоступной информации на порталах Открытого правительства.
В этом направлении государственной деятельности на архивные учреждения республики возложены особые задачи и особая ответственность: во-первых, обеспечить сохранность и целостность документальных источников, то есть сохранить национальную историю, национальную память; во-вторых, пополнять эту память, а значит обеспечить системное поступление документов о текущих событиях в архивы. Документы Национального архивного фонда РК должны быть репрезентативны, отражать все основные события, которые происходят в стране, чтобы впоследствии можно было дать им объективную оценку; в-третьих, документы должны быть включены в информационно-поисковые системы для обеспечения оперативного поиска информации, чтобы каждый пользователь мог найти интересующие его сведения. И, последнее, должна быть обеспечена доступность к архивным документам и возможность их использования при необходимости. Сохраняя, пополняя и предоставляя доступ к ретроспективной информации, архивы содействуют решению задач общественно-политического и социально-экономического развития страны, способствуют развитию гражданского общества, эффективному государственному управлению, защите законных прав и интересов граждан.
Именно с учетом этих задач Министерством культуры и спорта Республики Казахстан была инициирована разработка проекта Закона Республики Казахстан «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам архивного дела». Следует отметить, что с момента принятия Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» разработаны и утверждены более 80 различных нормативных правовых актов - инструкций, положений, правил, перечней, а также методических пособий и рекомендаций.
Законопроектом предполагается расширить понятийный аппарат такими определениями, как: документационное обеспечение управления; постоянное хранение документов Национального архивного фонда Республики Казахстан; экспертиза ценности документов; упорядочение архивных документов; особо ценный документ; документы по личному составу и так далее.
Управлению архивами и документацией с 1 января 2016 года передана компетенция: осуществлять реализацию государственной политики в сфере электронного документооборота и электронных архивов; обеспечивать межотраслевое организационно-методическое руководство вопросами делопроизводства с использованием электронных документов и электронного архива; разрабатывать нормативные правовые акты Республики Казахстан в сфере электронного документооборота и электронных архивов; осуществлять государственный контроль по вопросам делопроизводства с использованием электронных документов и электронного архива на предмет соблюдения законодательства Республики Казахстан в сфере электронного документооборота и электронных архивов. Кроме того, теперь в функции Управления входит утверждение проверочных листов, критериев оценки риска, полугодовых графиков проведения проверок в соответствии с Предпринимательским кодексом Республики Казахстан.
В связи с этим, предполагается закрепление ряда компетенций уполномоченного и местных исполнительных органов. В частности, это: реализация государственной политики в сфере электронного документооборота и электронных архивов; обеспечение межотраслевого организационно-методического руководства вопросами делопроизводства с использованием электронных документов и электронного архива; осуществление государственного контроля по вопросам делопроизводства с использованием электронных документов и электронного архива на предмет соблюдения законодательства Республики Казахстан в сфере электронного документооборота и электронных архивов и другие.
- Будет ли расширен перечень государственных услуг, оказываемых госархивами?
- Да, теперь в этот перечень войдет исполнение запросов тематического характера. Результатом исполнения в зависимости от объема выявленной информации являются: архивная справка, содержащая информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена; информационное письмо, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме; тематический перечень заголовков архивных документов, единиц хранения и единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя; тематическая подборка копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленная архивом, по запросу пользователя; тематический обзор архивных документов; письмо об отсутствии запрашиваемых сведений на государственном хранении.
Далее, добавилась услуга исполнение запросов генеалогического характера. Результатом исполнения в зависимости от объема выявленной информации являются: архивная справка, содержащая информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена; архивная копия, дословно воспроизводящая текст архивного документа - копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке; архивная выписка - документ архива, составленный на бланке письма архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения; информационное письмо, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме; подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя; письмо об отсутствии запрашиваемых сведений на государственном хранении.
И еще одна услуга - исполнение запросов социально-правового характера. Результатом исполнения в зависимости от объема выявленной информации являются: архивная справка, содержащая информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена; архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения, заверенная в установленном порядке; архивная выписка - документ архива, составленный на бланке письма архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения; письмо об отсутствии запрашиваемых сведений на государственном хранении.
Также проектом Закона предусмотрено внесение дополнений в Закон от 17 апреля 1995 года «О государственной регистрации юридических лиц и учетной регистрации филиалов и представительств» в части закрепления требования об обязательном предъявлении справки архива, подтверждающей факт передачи на хранение документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, документов, подтверждающих трудовую деятельность работников, и сведений об удержании и отчислении денег на их пенсионное обеспечение при ликвидации юридических лиц.
Эти приоритетные направления влекут за собой необходимость формирования современной информационно-телекоммуникационной инфраструктуры архивных учреждений республики, развития сервисов для обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, в том числе - электронным, хранящимся в архивах, а также организацию приема на постоянное хранение в целях дальнейшего использования электронных документов, баз данных. Использование международного опыта и стандартов при информатизации открывает казахстанским архивам дорогу для интеграции в глобальное информационное пространство, развитию международного сотрудничества.
- Спасибо за беседу.
