Нестандартно решить проблему нехватки площадей планируют в Павлодарском областном госархиве
- Манат Бейсенович, относительно недавно Вы вступили в должность руководителя управления архивов. Объём работы здесь всегда был большим. С чего начнёте работу Вы лично, и чем займётся коллектив архива?
- Да, я работаю в архиве всего два месяца. Был назначен 13 октября. Я первым делом хотел разложить стоящие перед архивом цели и задачи по степени их важности. Кроме архива Павлодарской области, в нашей структуре есть ещё десять архивов районов и города Аксу, у которых тоже масса проблем. Первым делом их объехали, посмотрели, составили паспорт каждого из них с учётом имеющихся проблемных вопросов, и подготовили «дорожную карту» по ним. Уже начата определённая работа по этой «карте».
Что касается содержания архивной работы, то тут тоже старался всё правильно «разложить». Архивная служба Павлодарской области имеет свои традиции и более чем девяностолетнюю историю. Здесь работали и работают люди, которые всю жизнь посвятили труду, связанному с сохранением документов Национального архивного фонда. По сути, архивная работа выстроена. Мне осталось только работать с возникающими вопросами, современными вызовами, на что я основной упор и сделал.
В первую очередь я обсудил с коллегами два главных вопроса - как мы контактируем с населением и, как говорится, что еще можем сделать для них. Мы оказываем один вид государственной услуги: выдачу архивных справок. После перевода основной массы услуг в электронный формат мы всё меньше контактируем с нашими клиентами. Казалось, можно подумать, что удовлетворенность клиентов это - уже не наша проблема, а забота ЦОНа, но мы решили ещё раз пройтись по проблемным вопросам. Поэтому собрали за одним столом все заинтересованные стороны и провели два межведомственных совещания, на которых решили изменить алгоритм обработки запросов. В дальнейшем планируем совместно с нашими партнёрами оптимизировать и другие процессы.
- Какие реальные, давно существовавшие проблемы теперь будут решаться?
- Ранее районные архивы были отдельными учреждениями, потом их присоединили к Павлодарскому областному архиву. Часть зданий архивов находится на нашем балансе, остальные мы арендуем. Работают архивисты в сёлах и городах Прииртышья качественно и профессионально, но в Баянаульском и Майском районах есть бытовые вопросы, которые надо решать. Руководство обоих районов о них знает, мы над этим совместно работаем. С проблемой помещений на местах разбираться будем обязательно, потому что там, во-первых, переполнены хранилища, и, во-вторых, условия хранения документов не совсем соответствуют требованиям хранения Национального архивного фонда РК.
- Мы постоянно говорим о том, что Интернет заполняет наши жизнь и быт. Оцифровывают ли документы в Павлодарском областном архиве?
- Сегодня Павлодарская область в Казахстане по оцифровке документов находится на последних позициях, а на самых лучших - архив Астаны, да и там документы оцифрованы на 48 процентов. Сейчас больших успехов в этой работе достигают наши коллеги из Кызылорды, Тараза - у них архивы оцифрованы на девять процентов. В остальных регионах отсканированы по 0,1-1 проценту документов государственных архивов. По госпрограмме «Цифровой Казахстан» у нас есть хорошая возможность восполнить этот пробел.
Мы начали всерьёз и глубоко изучать данный вопрос: как правильно наладить оцифровку документов, с чего начинать этот процесс.
Что даёт оцифровка? В первую очередь - сохранность документов Национального архивного фонда, так как отсутствует необходимость физического соприкосновения, копирования, сканирования архивных документов, во вторую - оперативный поиск необходимой информации, что позволит сократить время подготовки ответов по запросы на 20-30 процентов, возможность удалённого доступа пользователей к архивным документам. Однако надо понимать: оцифровка абсолютно не подразумевает, что после сканирования можно избавляться от самих документов - мы не для этого сканируем. Оригиналы - это интеллектуальная собственность государства, это первоисточники, фактологические материалы, подтверждающие исторические факты и события. Наша первоочередная задача - их сохранить.
Прежде чем приступить к реализации данной задачи мы пригласили наших потенциальных партнёров, предоставляющих на рынке свои услуги по электронному архивированию, сканированию и хранению данных, экспертное айти-сообщество, представителей государственных органов, отвечающих за реализацию госпрограммы «Цифровой Казахстан». В ходе обсуждения выяснилось, что сама по себе оцифровка документов - это лишь одна из подзадач на пути создания полноценного электронного архива.
Работа в этом направлении требует концептуальных подходов и подразумевает решение многих процессов, прежде чем приступать самому сканированию. Поэтому мы, в первую очередь, направим наши усилия на обновление и приведение в порядок нашего научно-справочного аппарата, переиздание путеводителя по фондам архива. Путеводитель не переиздавался с 1991 года.
Сегодня на республиканском уровне поднимается вопрос создания типового программного продукта «электронного архива»; более того, со следующего года в рамках госпрограммы работа в этом направлении уже запланирована.
Мы, конечно, всё это время не собираемся сидеть, сложа руки. Нами будет изучаться сегмент рынка айти-технологий, рынка хранения базы данных и того, какие решения сегодня по оцифровке существуют, и будет осуществляться поиск приемлемых вариантов цены и качества.
- Нет ли планов создать сайт государственного архива Павлодарской области, на котором можно было бы находить копии документов, не приходя в сам архив?
- Сайт государственного архива Павлодарской области был и есть. Другое дело, что мы в короткие сроки обновили дизайн и контент нашего сайта, впервые создали мобильную версию. Сайт мы постарались сделать максимально удобным и информационным, разместили наш научно-справочный аппарат, работу над обновлением которого, как я уже сказал, мы в скором времени начнём. Всё это даст возможность каждому человеку из любой точки мира просмотреть, какие документы хранятся в фондах. При условии автоматизации всех наших процессов мы можем говорить уже об онлайн-заказе необходимых для исследователей документов и подготовке заказов на удобные им дату и время. Однако, говорить об использовании копий документов, не приходя в сам архив, говорить не приходится, так как это регламентируется соответствующими нормативно-правовыми актами.
- Справляется ли штат Вашего архива с нынешним потоком заказчиков? Насколько вообще велико число заказов документов? Был ли такой анализ?
- Больше всего времени у наших сотрудников занимает оказание государственной услуги «Выдача архивных справок», то есть выдача справок о стаже, зарплате и так далее. Запросы на выдачу этих документов приходят не только из Казахстана, но также из России, Германии, Украины и ряда других стран. Количество запросов с каждым годом увеличивается, подготовка ответов становится более сложной. Это связано, прежде всего, с изменениями в пенсионном законодательстве, как у нас, так и за рубежом и другими причинами. Соответственно, нагрузка на архивных работников растёт из года в год, и подготовка ответов на запросы начинает занимать львиную долю рабочего времени. Тем более, время оказания госуслуги чётко отслеживается, и просрочка карается надзорными органами, вплоть до дисциплинарного взыскания. Именно поэтому мы в своей работе уделяем особое внимание этому.
Сейчас пересматриваем распределение своих человеческих ресурсов по районным архивам, изучаем количество единиц хранения в каждом их них, делаем анализ количества запросов за последние три года. В государственном архиве по всей Павлодарской области находятся более 3500 фондов и более 1 000 000 единиц хранения. Больше всего документов хранится в госархиве города Аксу. Меньше всего единиц хранения - в Актогайском и Майском районах. Но это не все архивы области! К нам не относится, например, архив города Экибастуза.
- А почему госархив Экибастуза не относится к областному?
- Прежде архивы всех городов и районов Павлодарской области работали отдельно от областного. Потом районные стали постепенно присоединять к архиву области. Когда дошло дело до присоединения архивов городов, Аксуский был слит с областным, а Экибастузский решили оставить самостоятельным.
- Всё больше молодёжи занимается поиском своих корней, изучает родословную, историю семьи. Это стало модным. Вместе с тем, почётно у подрастающего поколения помогать отрядам, которые ведут поиск солдат, павших на фронтах Великой Отечественной войны. Госархив Павлодарской области почти никогда не стоял в стороне от этого...
- Мы не сворачиваем программы по двум важным направлениям и продолжаем их. У нас есть проекты «Боздақтар» («Книга памяти») и «Жеңімпаздар» («Победители»). Уже изданы пять книг «Боздақтар», начата работа над шестым изданием. Если говорить о втором, то уже увидело свет первое издание в трёх книгах. Мы, как архив, эту работу продолжаем. Скоро завершаем работу над вторым изданием книги «Жеңімпаздар».
Также мы продолжим пополнение фондов из других архивов по нашим землякам - участникам Великой Отечественной войны, проведение традиционных тематических выставок ко Дню Победы.
- Чем интересным ещё архив займётся, кроме этого?
- Еще одним новшеством станет наше общественное позиционирование. Наша задача - стать одной из самых популярных научно-познавательных площадок в регионе. Для этого мы продолжим освещение своей работы через традиционные каналы - это фотодокументальные выставки, радио- и телепередачи, научные статьи, лекции и многое другое. Однако мы не сможем добиться решения этой задачи без усиления нашего позиционирования в Интернете, социальных сетях.
В «Фейсбуке» и «Инстаграме» создана страница «Архив айнасы». Сейчас мы работаем над её содержанием. Планируем вести постоянные рубрики: «День в истории области» (ежедневный хронограф), «Юбилейные даты», «Знатные земляки» и другие. А ещё думаем об отдельном проекте к 80-летию области.
Например, в рамках рубрики «Знатные земляки» хочется рассказывать на своей страничке о земляках, которые внесли весомый вклад в развитие Павлодарского Прииртышья. Если пройти, скажем, по павлодарским улицам Каирбаева или Ломова и провести соцопрос о том, чьи имена носят эти улицы, я уверен, что больше половины людей скажет: «Не знаем». Остальные лишь назовут, что это ветеран Великой Отечественной войны, Герой Советского Союза и строитель. А о том, где сражался, за что получил награды, например, Махмет Каирбаев, где он работал после войны, мало кто вспомнит. Равно как и о том, что Ломов проектировал в Павлодаре Дворец школьников (ранее - Дворец пионеров - Казинформ), Городской Дворец культуры (ныне - Дворец культуры имени Естая - Казинформ), большинство людей забыло. Именно о таких людях мы хотим писать на своей странице в соцсетях.
Иными словами, архив открывает закрома!
- Государство не планирует поддержать ваши новые идеи увеличением числа сотрудников, финансирования или площадей для хранилищ документов?
- Сейчас власти уделяют достаточно большое внимание работе архива. Есть проблемы, они решаются по мере возможности. Но есть и трудности, которые требуют больших вложений. Например, проблема нехватки площадей в хранилищах остаётся актуальной много лет. Они заполнены на 110 процентов. Мы вынуждены из-за этого ограничить приём документов многих организаций, потому что некуда их ставить. Поэтому прежнее руководство писало об этих проблемах, готовило бюджетные заявки в акимат. Придя на должность руководителя, я предложил коллегам посмотреть на проблему другими глазами. Быть может, мы найдём необычное решение, и не придётся строить архивохранилище или брать в аренду дополнительные площади, создавая очередную нагрузку на госбюджет.
Предлагались разные нестандартные пути решения вопроса. И мы коллективно, рассмотрев различные варианты, предлагаем оптимальное решение - хотим пойти по пути не увеличения хранилищ вширь, а их уплотнения на существующих площадях. Сегодня на рынке представлены так называемые мобильные стеллажи, как правило, европейского производства, которые позволяют фактически увеличить площадь архива на 100 процентов, или в два раза. Если у нас между каждым стеллажом сегодня есть проходы, то при новой технологии размещения документов они исчезнут. Но можно будет, легко раздвинув стеллажи, пройти в нужный отсек. Ценовые предложения, понятно, недешёвые, но однозначно - в разы дешевле строительства новых зданий.
Мы озвучили этот вариант решения проблемы с архивохранилищами руководству Павлодарской области, и эту идею поддержали. Решение этой задачи предложили в конструировании аналога на базе колледжа цветной металлургии. Возможно, что сделать это будет не под силу лишь одному колледжу, и потребуются дополнительные силы, но самое главное мы считаем - найден путь решения нехватки площадей для архивохранилищ. Мы очень надеемся, что таким образом государственный архив Павлодарской области решит проблему нехватки места в своих хранилищах на десятилетия вперед.
- Спасибо за интервью!